Basil – spread the cycling joy

Basil – ontwerper en verkoper van toonaangevende fietsaccessoires – groeide de afgelopen jaren flink, waardoor ook de financiële administratie flink toenam. Om een efficiencyslag te maken koos Basil in 2017 voor Elvy Factuurverwerking. Onlangs kwam daar ook Documentarchivering bij om meerdere document te digitaliseren.

Ruim 40 jaar geleden was het Nico van Balveren die in het Gelderse Silvolde het merk Basil oprichtte. De combinatie van zijn achternaam en dorpsnaam groeide uit tot een sterk merk in moderne fietsaccessoires. Zoon Marthijn nam het stokje in 2001 over. Sindsdien groeide Basil hard en inmiddels werken er 25 mensen. Met z’n allen zorgen ze ervoor dat de kleurrijke fietstassen, -manden, -bellen, -regenkleding en bevestigingssystemen bij zo’n 2.000 verkooppunten in Nederland liggen. Maar ook internationaal – voornamelijk in Duitsland – timmert Basil hard aan de weg. Basil heeft ook het merk MIK gelanceerd, een revolutionair systeem om accessoires in bagagedragers te klikken. Mede daardoor behoort Basil tot de 4% meest innovatieve bedrijven van Nederland in 2020.

“Basil staat voor duurzaam fietsgeluk”, vertelt Sjaak Meijer, die sinds 2008 verantwoordelijk is voor o.a. Finance & Control. “Met mooie en duurzame accessoires proberen we zoveel mogelijk mensen te laten fietsen. Nadat Marthijn het bedrijf van z’n vader overnam, groeide het in no time van servet naar tafellaken. Vanaf 2004 verdubbelde de omzet in een paar jaar tijd. Maar doordat we bleven werken zoals we altijd al deden, kwam het elastiekje tussen de interne en externe organisatie steeds strakker te staan. Voordat dit zou knappen, moesten we onze processen optimaliseren. We zijn in 2008 begonnen met de implementatie van ERP-software; destijds Agresso Wholesale (nu KCS Wholesale). Door er een business intelligence tool aan te hangen, werd het steeds meer inzichtelijk hoe we eigenlijk presteerden op allerlei gebieden.” Hiernaast zijn door de jaren nog vele optimalisaties doorgevoerd.

Pilotklant

Al snel bleek dat het ook op financieel administratief gebied veel efficiënter kon. Sjaak: “Efficiency is voor ons belangrijk; we wilden niet bij iedere omzetgroei een nieuwe medewerker aannemen. Dus zijn we op zoek gegaan naar de juiste software die helpt om ook daar onze doelstellingen en groei te realiseren. Door het in ons jaarplan voor 2017 te plannen en er budget voor vrij te maken, is het balletje gaan rollen. Via een voorlichtingsbijeenkomst van onze accountant kwam ik in aanraking met Elvy en werd ik enthousiast over hun producten tijdens een demonstratie. Daarna ben ik daar ook met anderen over gaan praten. Helaas was er geen koppeling met Agresso Wholesale, maar onze suggestie om pilotklant te worden werd enthousiast opgepakt. Elvy is destijds een interface gaan ontwikkelen. Deze werd bij ons ingericht waarna we aan de slag konden. Zo stond Basil aan de basis van de koppeling tussen Wholesale en Elvy. Een mooie win-win!”

Absolute aanrader

“Natuurlijk is het een flinke investering geweest in Elvy en de koppeling naar Agresso (inmiddels KCS Wholesale). Toch kan ik er maar één ding over zeggen: de functionaliteit en efficiency die Elvy biedt verdienden we heel snel terug! Een absolute aanrader dus voor bedrijven die nog niet op deze manier werken. Voor ons is de efficiency het grootste voordeel. De afgelopen jaren groeide de stroom aan inkoopfacturen enorm en daarmee ook de verwerking en afstemming. Dat was niet te doen voor onze administratief medewerker die 24 uur per week werkt. Zonder Elvy hadden we moeten uitbreiden.”

Papierloos werken en snel inzicht

Als ander voordeel van Elvy Factuurwerking noemt Sjaak het werken zonder papieren archief. “Toen we laatst tijdens een verbouwing archiefmateriaal opruimden, hadden we van één boekjaar een palletkist vol ordners met papier. Als ik nu een boekjaar bekijk zijn dat maximaal tien ordners. Dat papierloos werken vind ik een groot pluspunt, het draagt bij aan onze duurzame missie. Daarnaast zorgt deze automatiseringsslag voor inzicht. In plaats van dat er allerlei mapjes door het bedrijf gaan om facturen te laten accorderen, is alles nu gedigitaliseerd. Je raakt zo ook niets meer kwijt en vindt facturen makkelijk terug. Elke ochtend stipt om 8.00 uur krijgen al onze budgethouders een mail vanuit het online fiatteringsportaal ElvyWeb met de melding welke facturen er klaar staan om te accorderen, of met een doorgestuurde vraag van een collega. Ook die correspondentie wordt allemaal vastgelegd in een audit-trail. Een prettige manier van werken die door iedereen als positief wordt ervaren.”

Een efficiëntere verwerking, op de juiste manier accorderen, de digitale archivering en het makkelijker terugzoeken waren uiteindelijk de pluspunten die voor Basil doorslaggevend waren om voor Elvy Factuurverwerking te kiezen. “Vanaf het begin is het door onze hele organisatie omarmd. We zagen allemaal de gaande ontwikkelingen en daar hebben we onze medewerkers goed op bijgepraat en voorbereid. Vanaf de implementatie zijn we uitstekend begeleid door Elvy; daar zijn we heel positief over. Hun accountmanager en implementatieconsultant stonden zelfs dag en nacht voor ons klaar. Ook is hun Supportafdeling altijd goed bereikbaar en behulpzaam.”

Samen dé oplossing zoeken

Basil is continu bezig is met het verbeteren van hun processen. Daarom kozen ze vorig jaar voor Elvy Documentarchivering. Sjaak: “Naast digitale facturen hebben wij door onze internationale inkoop ook ‘bills of lading’ en overige transportdocumentatie. Dit slaan we digitaal op en koppelen we aan de betreffende factuur. Daar is deze module primair voor bedoeld. Maar wij zien nog extra digitaliseringskansen die nu nog niet helemaal standaard ingericht zijn. We willen een autorisatieflow inregelen, en bij Elvy denken ze daarover goed met ons mee. Samen zoeken we naar dé oplossing die voor onze business het beste werkt!”