Heuvelrug Notarissen

Van losse printers naar een geïntegreerde cloudoplossing met Nobilex

“Wij streven er juist naar om zo weinig mogelijk te printen,” licht notaris Gijs Alferink toe. “Natuurlijk wil je een akte op papier laten bestaan, het ondertekenen hiervan is vaak een speciaal moment. Maar het hele proces eromheen, van totstandkoming tot bijbehorende administratie, willen we uiteindelijk helemaal digitaliseren.”

Met kantoorvestigingen in Driebergen-Rijsenburg, Wijk bij Duurstede en Leersum bedient Heuvelrug Notarissen alle inwoners onder de bomen van de schitterende Heuvelrug of aan het water in de Rijnstreek. Maar ook landelijk is het notariskantoor een gevestigde naam. Wat Heuvelrug Notarissen bijzonder maakt, is de specialisatie in familierecht. Daarnaast bieden zij notariële dienstverlening aan ondernemers en organisaties en richten zij zich op onroerend goed. Heuvelrug Notarissen bestaat uit een veelzijdig en vooruitstrevend team van zo’n 35 personen. De behoefte om continu te blijven innoveren, is bij iedereen aanwezig. Niet alleen in HR-zaken, maar ook qua automatisering van processen.

Behoefte aan totaaloplossing in de cloud

Heuvelrug Notarissen was voor de drie vestigingen op zoek naar een totaaloplossing voor wat betreft de volledige transitie naar cloud werken en cloud printen. Ook was er behoefte aan een leverancier die op dit gebied een integratie en samenwerking heeft met de notariële software-oplossing Nobilex, waar alle kantoren van Heuvelrug op zijn aangesloten.

“Nobilex is gebouwd op initiatief van het Nederlandse notariaat en niet eigendom van een marktpartij of private equity, zoals dat in veel andere branches wel het geval is. Hierdoor is onafhankelijkheid gegarandeerd, wat voor deze branche enorm belangrijk is. Het platform biedt alles waar een modern notariskantoor over moet beschikken. Maar niet iedere hard- en softwareleverancier biedt een koppeling met dit platform. DOCUconcept wel. Daarom kwamen we bij hen terecht,” licht Gijs toe.

Richard Potkamp van DOCUconcept licht toe waar de knelpunten zaten: “Er waren versnipperde print- en scanprocessen, tijdverlies door handmatige stappen en een gebrek aan eenduidigheid tussen vestigingen. Door onze ervaring in de notariële sector en de bestaande koppeling met Nobilex konden we een oplossing bieden die precies aansloot op hun manier van werken. Geen workaround, maar een échte integratie – betrouwbaar, overzichtelijk en veilig.”

Geïntegreerde digitale print cloud- en scanoplossing

“Het bijzondere aan Nobilex is dat we hiermee weer een stapje verder in de cloud zitten,” vervolgt Gijs. “We werkten al op afstand, nu zitten we er echt in. Dat betekent dus ook dat je daar naartoe en vanaf wilt scannen en printen. Wij hebben dan ook voor de oplossing van DOCUconcept en Kyocera gekozen om die naadloze koppeling van cloudprinten uit, en cloudscannen naar, Nobilex tot stand te brengen. Doordat we dat nu rechtstreeks kunnen doen, is onze efficiency verhoogd.”

DOCUconcept heeft zes multifunctionele Kyocera-apparaten geleverd die direct zijn gekoppeld aan Nobilex. Hierdoor printen en scannen medewerkers vanuit hun vertrouwde softwareomgeving, zonder tussenoplossingen of risico op fouten. Naast verhoogde snelheid en minder papierverbruik, was vooral de veilige verwerking van documenten een speerpunt – in lijn met de AVG- en privacyvereisten van deze branche.

Waarom DOCUconcept?

“We hebben voor DOCUconcept gekozen omdat zij de enige leverancier zijn die de koppeling met Nobilex konden bieden. De implementatie, dus de overgang van de oude naar de nieuwe machines, en het inregelen zijn feilloos gegaan, dat is een heel groot compliment. Alles was ook snel geregeld. Het hele proces ging echt zonder slag of stoot, daar zijn we heel blij mee.”

Dat is precies waar DOCUconcept volgens Richard voor staat: “ontzorgen, wij nemen niet alleen de techniek serieus, maar ook het proces eromheen. We stemmen af, denken mee en zorgen dat alles werkt zodra de stekker erin gaat – zonder gedoe, zonder verrassingen.”

Ook al wordt alles zo veel mogelijk digitaal voorbereid, uiteindelijk moet de akte toch op papier komen. Vervolgens moeten de ondertekende documenten weer worden ingescand om te digitaliseren. Gijs: “Daarom zijn deze machines zijn echt heel belangrijk in ons productieproces. We hebben dan ook een onderhoudscontract afgesloten, want als er een probleem ontstaat, moet dit zo snel mogelijk worden opgelost. Eigenlijk willen we natuurlijk juist zo weinig mogelijk contact met DOCUconcept. Want dat is een teken dat alles gewoon werkt zoals het moet werken. Ik heb er vertrouwen in dat dat ook zo blijft.”

Richard van DOCUconcept sluit af: “dat vertrouwen is wederzijds. Want wij geloven: als techniek stil is, doet het precies wat het moet doen”